Der Eventtag, Minute für Minute
Wer steht um 06:30 wo, welches Mikrofon ist in welchem Raum, und wer holt die Keynote am Bahnhof ab: Ablaufplan, Team und Equipment gehören zum selben Event, nicht zu drei Dateien.
Im Einzelnen
Was dieser Bereich heute kann. Jeder Punkt ist im Produkt vorhanden und in der kostenlosen Community-Version enthalten.
- Ablaufplan mit Programmpunkt, Uhrzeit, Ort und verantwortlicher Person
- Zuständigkeiten an Personal aus dem Team zuweisen
- Team mit Rollen: Admin, Event-Manager, Koordinator, Personal, Nur Lesen
- Equipment-Pool nach Kategorie mit Bestand, Standort und Freigabepflicht
- An ein Venue gebunden oder organisationsweit, Verfügbarkeitsprüfung je Event
- Venue-Datenbank mit Räumen und Kapazitäten
- Betreuer sehen unter „Meine Gäste" nur ihre zugewiesenen Gäste
Ablaufplan statt Laufzettel
Der Minutenplan des Eventtags hält Programmpunkt, Uhrzeit, Ort und Verantwortliche fest. Zuständigkeiten hängen an Personen aus dem Team, nicht an Namen in einer Spalte.
Equipment mit Bestand
Displays, Mikrofone, Headsets: mit Anzahl, Standort und Freigabepflicht, zugeordnet pro Event. Was an ein Venue gebunden ist, steht nur dort zur Verfügung; was organisationsweit ist, kann überall eingeplant werden.
Rollen begrenzen den Zugriff
Personal sieht am Eventtag den Check-in und die eigenen Gäste, Koordinatoren ihre Events, Stakeholder nur lesend. Das ist keine Ansichtsoption, sondern eine Grenze im Zugriff.
Häufige Fragen zu Personal, Technik, Ablauf
Kann das Team den Ablaufplan auf dem Handy sehen?
Wie verhindert HEIvent, dass Equipment doppelt eingeplant wird?
Welche Rollen gibt es im Team?
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